Segregatory w działach HR pójdą w odstawkę? Eksperci są pewni. Digitalizacja jest nieunikniona

Choć digitalizacja procesów HR nabrała tempa wraz z początkiem pandemii, wciąż wiele firm w Polsce działa w tym obszarze w sposób analogowy. Tymczasem na rynek pracy wchodzi pokolenie, dla którego możliwość załatwienia spraw online z każdego miejsca i w dowolnym czasie jest już normą, podobnie jak zakupy w aplikacjach czy e-recepty. Według ekspertów, to właśnie technologiczne przyzwyczajenia pokolenia Z, a także zdalny model pracy i dynamicznie zmieniająca się rola działów HR w firmach będą silnym kołem napędowym dalszej digitalizacji procesów rekrutacyjnych i kadrowo-płacowych.

Jak wynika z raportu „Zmiany w polskim HR okiem HR-owców” przygotowanego przez Pracuj Ventures, Great Digital i portal pracuj.pl, jedynie co piąta firma, która wzięła udział w badaniu, korzysta z oprogramowania w obszarze kadr i płac. W kolejnych 24% przedsiębiorstw dodatkowo pojawia się oprogramowanie w obszarze rekrutacji. Największa grupa firm (37%) wspiera aplikacjami czy systemami kilka innych obszarów w firmie, np. komunikację czy zarządzanie benefitami. Warto jednak zauważyć, że prawie co piąta firma nie ma żadnego systemu wspierającego pracę HR i/lub pracowników. Dotyczy to przede wszystkim firm zatrudniających do 100 pracowników. Taki stan rzeczy wynika nie tylko z kosztów wdrożenia digitalizacji, ale i z braku zrozumienia roli, jaką we współczesnych organizacjach powinny pełnić działy HR. 

Digitalizacja nie zastępuje człowieka

Na przestrzeni ostatnich lat ogromnej zmianie uległa rola, jaką pełnią działy HR. A te potrzebują odpowiednich narzędzi, aby sprostać nowym zadaniom.

– Dziś specjaliści HR, zwłaszcza w dużych firmach, skupiają się głównie na kwestiach strategicznych. Ich rolą nadrzędną jest wspieranie wzrostu biznesu poprzez pozyskiwanie talentów do organizacji, utrzymywanie doświadczonych zespołów, budowanie zaangażowania pracowników i dbanie o rozwój kompetencji. Powtarzalne, zajmujące dużo czasu procesy można zautomatyzować i dzięki temu zwiększyć efektywność pracy działów HR, a przy tym budować pozytywne doświadczenia pracowników i kandydatów – mówi Ewelina Glińska-Kołodziej, Dyrektor Operacyjna agencji zatrudnienia Trenkwalder.

Jak przekonuje ekspertka z Trenkwalder, takie podejście oznacza szereg plusów dla przedsiębiorstwa. Z jednej strony generuje konkretne oszczędności dla firmy, które wynikają nie tylko z usprawnienia realizacji zadań, ale także ograniczenia kosztów papieru, druku, archiwizacji, powierzchni biurowe i wysyłek dokumentów. Z drugiej strony, odciąża specjalistów HR, którzy mogą skoncentrować się na istotnych kwestiach, w których niezbędne są doświadczenie, wiedza i kompetencje miękkie. Ewelina Glińska-Kołodziej wskazuje także na inne, ważne dla przedsiębiorstw korzyści wynikające z digitalizacji procesów rekrutacyjnych i kadrowo-płacowych.

W 2023 roku kwota wstrzymanych zasiłków chorobowych poszła w górę o ponad 33 proc. r/r

Jak wynika z danych ZUS-u, w ub.r. przeprowadzono o ponad 7% więcej kontroli osób posiadających zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy niż w 2022 r. Z kolei o przeszło 21% wzrosła rdr. liczba wydanych zaświadczeń o skróceniu zasiłku chorobowego.

– Pandemia całkowicie zmieniła realia, w jakich funkcjonują przedsiębiorstwa. Usankcjonowana przepisami prawa praca zdalna czy hybrydowa to dziś norma w wielu firmach. Dzięki digitalizacji pracownicy działów HR mogą wykonywać swoje obowiązki z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Cyfryzacja dokumentów sprzyja ponadto ich centralizacji, bezpiecznemu przechowywaniu zgodnie z wymogami RODO, a także eliminuje skutki ewentualnych wydarzeń losowych, takich jak zagubienie czy zniszczenie papierowych wersji – zaznacza Ewelina Glińska-Kołodziej.

Dziś benefit, jutro konieczność

Digitalizacja procesów HR niesie ze sobą także szereg korzyści dla pracowników. To przede wszystkim oszczędność czasu i wygoda. Na rynek pracy wchodzą właśnie osoby, dla których możliwość załatwienia spraw online z każdego miejsca i w dowolnym czasie jest już normą, a nie tylko miłym dodatkiem. Podobne oczekiwania komunikują zresztą coraz częściej także reprezentanci starszych generacji. Według badania Trenkwalder Polska, aż 67 proc. pracowników korzystających ze stworzonego przez agencję portalu pracowniczego woli załatwiać sprawy kadrowo-płacowe online. Aż 61 proc. przyznaje, że chce to robić w dowolnym dla nich momencie, nawet po godzinach pracy biura. Niemal 60 proc. ankietowanym zależy na dostępie do dokumentów związanych z zatrudnieniem przez 24 godziny na dobę.

– Żyjemy w świecie, w którym coraz więcej spraw załatwia się za pomocą smartfonów. Siłą rzeczy przekłada się to również na sferę zawodową. Jak wynika ze zrealizowanego przez nas badania, szybkość załatwiania spraw ma istotne znaczenie dla aż 69,7 proc. użytkowników portalu pracowniczego Trenkwalder. Aż 68,3 proc. respondentów korzysta z niego minimum raz w miesiącu. To pokazuje kierunek zmian w obszarze kontaktów pracowników z działami HR. Wkrótce digitalizacja stanie się po prostu koniecznością – podkreśla Ewelina Glińska-Kołodziej.

Przekonuje także, że digitalizacja może skutkować znacznym usprawnieniem procesów rekrutacyjnych,  wzrostem pozytywnych doświadczeń kandydatów (candidate experience), a dzięki temu pozytywnie wpływać na wizerunek pracodawcy wspierając realizację celów employer brandingowych.

[ANALIZA] Kolejny miesiąc z rzędu spada dynamika wzrostu cen w sklepach. Jednak trend może się odwrócić

Dynamika wzrostu cen nadal spada. Obecnie w sklepach jest już tylko o ponad 2% drożej niż rok temu. W czołówce najszybciej drożejących kategorii są dodatki spożywcze, chemia gospodarcza, słodycze i desery, a także środki higieny osobistej.

Jak zmienić papier na online?

W dzisiejszych czasach możliwa jest digitalizacja niemal wszystkich obszarów HR, począwszy od gromadzenia dokumentów rekrutacyjnych i poświadczenia warunków zatrudnienia, po ewidencję czasu pracy, rejestrację nieobecności, wydawanie zaświadczeń i wniosków, prowadzenie akt osobowych, zarzadzanie benefitami i wydawanie rozliczeń PIT. Planując wdrożenie digitalizacji, należy rozpocząć od rozpisania procesów i zależności pomiędzy nimi, a także wyznaczyć zespół projektowy, który będzie dotykał najważniejszych obszarów funkcjonowania firmy, w tym księgowości, HR, działu prawnego, IT i marketingu. Ważne jest również zdefiniowanie produktu finalnego.

– To działania na start, bez których praktycznie niemożliwe będzie efektywne zdigitalizowanie obszaru HR. Ważne jest także zapewnienie odpowiedniego środowiska testowego, które umożliwi projektowanie i realizację na początkowym etapie procesów cyfrowych równolegle z działaniami tradycyjnymi – mówi Glińska-Kołodziej - Digitalizacja to proces skomplikowany, ale warto włożyć w niego wysiłek, ponieważ lista korzyści, zarówno dla pracodawcy, jak i pracowników, jest naprawdę długa – zaznacza Glińska-Kołodziej.

Jakie mamy możliwości wprowadzenia rozwiązań cyfrowych w obszarze HR w firmie?:

1. Własne zasoby - można rozwijać rozwiązania cyfrowe własnymi zasobami (dział IT firmy) lub zamówić w firmach IT rozwiązanie skrojone na potrzeby naszej firmy i wdrażać je wspólnie. Taka opcja zapewni  najlepsze dopasowane do potrzeb firmy, ale trzeba się liczyć z tym, że będzie to duża inwestycja finansowa, a sam proces czasochłonny.  
2. Gotowe rozwiązania - można także kupić gotowe rozwiązania dostępne na rynku, ale te nie zawsze będą dostosowane do potrzeb firmy, choć dużo tańsze. Musimy się więc liczyć z pewnym kompromisem lub z tym, że nasz dział IT i HR będzie musiał nadal poświęcić czas na dostosowanie tych rozwiązań do potrzeb firmy.
3. W przypadku, gdy firma współpracuje dostawcami usług rekrutacyjnych,  RPO, payroll, outsourcingu czy pracy tymczasowej, a dostawcy ci oferują własne rozwiązania cyfrowe w tym zakresie, wówczas na ogół nie wiąże się to z dodatkowymi kosztami, a rozwiązania są dostępne od ręki, w ramach usług świadczonych przez partnera. Nawiązując współpracę z agencją zatrudnienia warto zapytać czy oferuje rozwiązania cyfrowe w obszarze HR, kadr i płac. To istotne także z punktu widzenia kandydatów, którzy oczekują szybkiego i nowoczesnego procesu rekrutacji.

– Wdrożenia projektów digitalizacyjnych w HR-ach to często poboczne projekty realizowane niejako przy okazji innych zadań, których przybywa z każdą zmianą prawną i rynkową. W efekcie procesy się wydłużają, często są porzucane lub wdrożone częściowo, a efektów optymalizacji nie widać. To rodzi frustrację i brak motywacji do dalszych działań. Niejednokrotnie brak czasu lub zasobów na pełne wdrożenie i wsparcie zespołów w stosowaniu nowych narzędzi, sprawia, że pracownicy wykonują zadania sposobami jakie znają i stosowali do tej pory. Przy wdrażaniu takich projektów kluczem do sukcesu będzie właściwe planowanie, powołanie zespołu projektowego, bieżący monitoring postępu i na koniec solidne, szczegółowe wdrożenie użytkowników oraz komunikacja – podsumowuje Ewelina Glińska-Kołodziej, Dyrektor Operacyjna agencji zatrudnienia Trenkwalder.

Źródło: Trenkwalder Polska