Brak właściwie prowadzonej ewidencji czasu pracy, nie uchroni przed zapłatą za godziny nadliczbowe

Zatrudniony, który pozywa pracodawcę o zapłatę wynagrodzenia za nadgodziny, musi udowodnić swoje roszczenie. Precyzyjne wykazanie czasu poświęconego na obowiązki służbowe na przestrzeni miesięcy lub lat bywa niemożliwe. Ale nie zamyka to drogi do uzyskania należnej wypłaty.

Zdaniem warszawskiego adwokata Pawła Sulowskiego, pracodawca jako silniejsza ekonomicznie strona stosunku pracy często dąży do tego, aby maksymalizować zaangażowanie pracowników, w tym również czasowe, minimalizując przy tym swoje koszty. Wielokrotnie, na polecenie przełożonego, zatrudnieni wykonują obowiązki w godzinach nadliczbowych i nie upominają się o dodatkowe wynagrodzenie. Wymagania finansowe przedstawiają dopiero, gdy zaistnieje pomiędzy nimi poważny konflikt, np. wypowiedzenie umowy, zwolnienie grupowe, bądź zlecenie wykonania zadania przekraczającego ich siły.

- Pracownik występujący do sądu z roszczeniami o wypłatę wynagrodzenia za godziny nadliczbowe ma zawsze ten problem, że to na nim spoczywa ciężar dowodu. Jako powód w postępowaniu sądowym musi wiarygodnie przedstawić, kiedy i ile godzin przepracował w ponadnormatywnym czasie pracy. Powinien on wiedzieć o tym, że dopuszczalne są wszystkie formy potwierdzenia prowadzonych przez niego działań, np. zeznania świadków, korespondencja elektroniczna, bilingi rozmów, zapisy z monitoringu, czy też wiadomości wysyłane przez telefon, mówi serwisowi agencyjnemu MondayNews, Paweł Sulowski.

Fiskus robi coraz mniej kontroli podatkowych. Spadek rok do roku jest aż 29-procentowy [DANE MF]

Według danych pochodzących z resortu finansów, w ub.r. wszczęto ponad 12 tys. kontroli podatkowych, czyli o prawie 29% mniej niż rok wcześniej. Blisko 98 proc. z nich kończy stwierdzeniem nieprawidłowości. Patrząc na zestawienia dotyczące 2023 roku, widzimy, że uszczuplenia wyniosły prawie 2 mld zł.

Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy spoczywa na pracodawcy. Ale, jak zauważa ekspert, zdarza się, że nie jest on wypełniany w sposób właściwy bądź uczciwy. Zatrudnieni podpisują listę obecności, z której wynika, że pracowali danego dnia 8 godzin, choć w rzeczywistości poświęcili ich dużo więcej na wykonywanie swoich obowiązków. Precyzyjne udowodnienie tego, kiedy działali w nadgodzinach na przestrzeni kilku lat, czy nawet miesięcy, często jest niemożliwe. Dlatego, zgodnie z zasadą zawartą w art. 322 k.p.c., na podstawie zgromadzonego materiału dowodowego, sąd może orzec na rzecz pracownika wynagrodzenie w oszacowanej wysokości. Jest to tzw. zasada miarkowania sędziowskiego.

- Jeśli pracodawca chce zabezpieczyć się przed potencjalnymi roszczeniami finansowymi pracowników, powinien określić w zawieranych z nimi umowach, bądź też w obowiązujących w firmie regulaminach, zasady świadczenia pracy w nadgodzinach. Precyzyjny zapis może określać np., że są one dopuszczalne tylko za pisemną zgodą lub poleceniem przełożonego. Taki zabieg wykluczy ewentualne niejasności co do tego, kiedy zatrudniony pracuje w większym wymiarze czasu na żądanie pracodawcy, a kiedy czyni to ze względu na okoliczności wynikające z jego strony, wyjaśnia adwokat.

Pozywani pracodawcy najczęściej kwestionują to, że zatrudnieni pracowali w godzinach nadliczbowych albo twierdzą, że nie wiedzieli o ich działaniach, bądź też nie zlecali im dodatkowych zadań. Ponadto szefowie firm często sprawdzają, czy ich podwładni rzeczywiście poświęcali pełen czas spędzany w przedsiębiorstwie na realizowanie obowiązków służbowych, czy też zajmowali się innymi sprawami. Jeżeli wykażą np., że w godzinach pracy zatrudnieni wykonywali prywatne telefony, robili zakupy w Internecie lub też odwiedzali portale społecznościowe, to ujawnienie takich faktów posłuży na korzyść pracodawcy.

[ANALIZA] Kolejny miesiąc z rzędu spada dynamika wzrostu cen w sklepach. Jednak trend może się odwrócić

Dynamika wzrostu cen nadal spada. Obecnie w sklepach jest już tylko o ponad 2% drożej niż rok temu. W czołówce najszybciej drożejących kategorii są dodatki spożywcze, chemia gospodarcza, słodycze i desery, a także środki higieny osobistej.

- Bardzo często właściciele firm udowadniają przed sądem pracy, że fakt wykonywania przez ich pracowników zadań poza normatywnymi godzinami, wynika z ich niewłaściwej organizacji czasu. W ten sposób przekonują sąd, że wina spoczywa na niefrasobliwości zatrudnionego pracownika. Czasami wykazują też, że inni etatowcy, wykonujący podobne zadania, pracują w szybszy i bardziej efektywny sposób. Nie muszą zostawać dłużej w przedsiębiorstwie, bo mieszczą się w przepisowych 8 godzinach pracy na dobę, dodaje Paweł Sulowski.

Jak podsumowuje ekspert, procesy o zapłatę wynagrodzenia za nadgodziny zwykle bywają dość skomplikowane. Ich czas zależy m.in. od miasta i sądu, np. w Warszawie trwają dłużej, niż w mniejszych ośrodkach. Na okoliczność precyzyjnego wyliczenia wysokości pensji, często potrzebna jest opinia biegłego. W niektórych przypadkach strony przedstawiają od kilku do kilkunastu świadków. Czasem można zawrzeć ugodę na pierwszej rozprawie, a zdarza się, że sprawa trwa nawet 4-5 lat. Ostateczny werdykt zależy od przedstawionych przez obie strony materiałów dowodowych. Najważniejsze jest jednak to, kto, pracownik czy pracodawca, przekona sąd do swoich racji.